Seit 17.12.2023 müssen alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern einen internen Meldekanal für Whistleblower (Hinweisgeber) umgesetzt haben. Unternehmen mit zumindest 250 Mitarbeitern trifft diese Verpflichtung schon seit dem Sommer. Welche Chancen die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie bringt und welche Risiken eine halbherzige Behandlung der Whistleblower-Richtlinie und sonstiger Compliance-Themen birgt, erfahren Sie in diesem Blog.
Welche Pflichten haben Unternehmer?
Betroffene Unternehmen müssen ein internes Meldesystem einrichten, dass Hinweisgebern (zB Mitarbeitern) die Möglichkeit gibt, anonym und frei von Repressalien Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften im Unternehmen zu melden.
Für die konkrete Umsetzung des Meldesystems gibt es dabei große Gestaltungsspielräume.
Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass Hinweise dokumentiert werden und das Eingang schriftlich bestätigt wird. In weiterer Folge ist der Hinweisgeber auch über die gesetzten Folgemaßnahmen zu informieren.
Die Identität von Hinweisgebern ist dabei streng zu schützen. Darüber hinaus ist der Hinweisgeber auch vor jeglichen Vergeltungsmaßnahmen (zB Kündigung des Hinweisgebers, Versagung einer Beförderung, etc.) geschützt.
Sanktionen bei Rechtsverstößen
Rechtsverstöße gegen das HinweisgeberInnenschutzgesetz werden mit Verwaltungsstrafen bis zu 20.000 Euro, im Wiederholungsfall bis zu 40.000 Euro, geahndet.
Darüber hinaus ist die Umsetzung des Whistleblower-Richtlinie eine Pflicht des Geschäftsführers, deren Missachtung auch eine persönliche, zivilrechtliche Haftung zur Folge haben kann.
Chancen der Implementierung einer Compliance-Kultur
Wesentlich bedeutender als mögliche unmittelbare Sanktionen sind die Chancen, die durch die beherzte Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie und weiterer Compliance-Themen im Unternehmen entstehen. So kann das Einrichten eines internen Meldekanals etwa dazu beitragen, dass Rechtsverstöße intern aufgearbeitet werden können, ohne öffentlich bekannt zu werden. Dadurch können mitunter hohe monetäre Schäden infolge Reputationsverlustes vermieden werden.
Darüber hinaus können Compliance-Richtlinien, etwa zur Annahme von Geschenken und sonstigen Vorteilen, gleich von vornherein den Anschein einer Beeinflussung und/oder Bestechung verhindern. Diese Regelungen sollen das Unternehmen vor Schaden bewahren, etwa davor, dass ein teurer Lieferant gegenüber dem Bestbieter nur deshalb vorgezogen wird, weil von diesem wertvolle Geschenke gewährt wurden oder in Aussicht gestellt werden.
Fazit
Unternehmen, die die Whistleblower-Richtlinie noch nicht ordnungsgemäß umgesetzt haben, sind nicht nur aufgrund der drohenden Verwaltungsstrafen gut beraten, einen entsprechenden Meldekanal einzurichten.
Auch die Befassung mit sonstigen Compliance-Themen kann dazu beitragen, Schäden vom Unternehmen fernzuhalten.