Prokuristen können unter Umständen persönlich für Abgabenschulden einer Gesellschaft haften. Der VwGH stellt klar: Entscheidend ist nicht die Prokura allein, sondern ob der Prokurist tatsächlich für Steuer- und Zahlungsagenden zuständig war und abgabenrechtliche Pflichten verletzt wurden.
Die Haftung für Abgabenschulden wird meist mit Geschäftsführern verbunden. Gemäß § 9 BAO können jedoch auch andere Vertreter persönlich haften, wenn Abgaben infolge schuldhafter Pflichtverletzung uneinbringlich sind.
Der Verwaltungsgerichtshof hat in seinem aktuellen Erkenntnis (VwGH 26.06.2025, Ro 2023/13/0020) klargestellt, dass auch Prokuristen als Bevollmächtigte nach § 83 BAO in Betracht kommen, allerdings nicht automatisch. Entscheidend ist, ob der Prokurist mit abgabenrechtlich relevanten Aufgaben betraut war und diese faktisch wahrgenommen hat.
Besondere Bedeutung hat dies bei Prokuristen, die über repräsentative oder operative Tätigkeiten hinaus kaufmännische Schlüsselaufgaben wahrnehmen, etwa im Rechnungswesen, in der Buchhaltung oder im Austausch mit Behörden bzw. dem Finanzamt.
Erhöhte Relevanz gewinnt dies im Fall der Insolvenz: Reichen die Mittel nicht für alle Gläubiger, dürfen Abgabenschulden nicht schlechter behandelt werden als andere Verbindlichkeiten. Kann der Vertreter nicht nachweisen, dass die Abgabenbehörde gleichbehandelt wurde, droht eine persönliche Haftung.
Auch interne Weisungen helfen nicht immer. Wer für Zahlungen verantwortlich ist, kann sich nicht ohne Weiteres darauf berufen, dass andere Verbindlichkeiten vorrangig zu bezahlen waren. Gerade bei eingeschränkten Befugnissen oder unklaren Zuständigkeiten besteht daher Handlungsbedarf.
Unternehmen sollten klar festlegen und dokumentieren, welche Aufgaben Prokuristen übernehmen. Prokuristen mit Finanz- oder Steueragenden sollten auf nachvollziehbare Zahlungsentscheidungen, ausreichende Dokumentation und klare Zuständigkeiten achten – wir unterstützen Sie dabei gerne.