KI-Tools können Personalprozesse effizienter machen – etwa bei Recruiting, Leistungsanalyse oder Arbeitsorganisation. Arbeitgeber dürfen dabei aber nicht alles, was technisch möglich ist. Kontrollmaßnahmen, Datenschutz und die neue Pflicht zur KI-Kompetenz müssen von Anfang an mitgedacht werden.
Der Einsatz von KI im Arbeitsverhältnis nimmt deutlich zu. Viele Unternehmen nutzen bereits Tools zur Bewerberverwaltung, Texterstellung, Arbeitsorganisation, Auswertung von Leistungsdaten oder internen Kommunikation. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist dabei entscheidend: KI ist kein rechtsfreier Raum.
Besonders sensibel sind KI-Systeme, die Arbeitnehmer:innen überwachen, bewerten oder Entscheidungen vorbereiten. Dazu zählen etwa Tools zur Analyse von Produktivität, Kommunikationsverhalten, Maus- oder Tastaturaktivität, Zielerreichung, Fehlzeiten oder Performance. Solche Anwendungen können rasch Kontrollmaßnahmen darstellen.
Arbeitgeber haben zwar grundsätzlich das Recht, Arbeitsabläufe zu organisieren und Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. Dieses Kontrollrecht ist jedoch begrenzt. Jede Maßnahme muss sachlich gerechtfertigt, verhältnismäßig und transparent sein. Eine dauerhafte oder verdachtsunabhängige Totalüberwachung ist regelmäßig unzulässig.
Datenschutzrechtlich sind insbesondere die Grundsätze der DSGVO zu beachten: Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Vor dem Einsatz eines KI-Tools ist daher zu prüfen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht, auf welche Rechtsgrundlage die Verarbeitung gestützt wird und ob die Verarbeitung tatsächlich erforderlich ist.
Besteht ein Betriebsrat, ist zusätzlich das Arbeitsverfassungsrecht zu beachten. Nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG bedürfen Kontrollmaßnahmen und technische Systeme zur Kontrolle der Arbeitnehmer:innen, die die Menschenwürde berühren, einer Betriebsvereinbarung. Entscheidend ist nicht nur, ob der Arbeitgeber tatsächlich kontrollieren will, sondern auch, ob das System objektiv zur Kontrolle geeignet ist.
Auch der EU-AI Act bringt neue Anforderungen. Besonders relevant ist die Pflicht zur KI-Kompetenz: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Personen, die KI-Systeme einsetzen oder damit arbeiten, über ein ausreichendes Verständnis für Funktionsweise, Risiken und Grenzen dieser Systeme verfügen. In der Praxis wird daher häufig eine dokumentierte, rollenbezogene Schulung oder Unterweisung sinnvoll sein.
Eine starre allgemeine Schulungspflicht für alle Mitarbeiter:innen besteht nicht. Wer KI-Tools im Unternehmen zulässt oder einsetzt, sollte aber klare interne Vorgaben schaffen: Welche Tools dürfen verwendet werden? Für welche Zwecke? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Wann ist menschliche Kontrolle erforderlich?
Besonders vorsichtig sollten Arbeitgeber bei KI-Systemen im Personalbereich sein. Tools für Recruiting, Bewerberauswahl, Leistungsbewertung, Beförderung, Aufgabenzuteilung oder Beendigungsentscheidungen können rechtlich besonders sensibel sein und – je nach Funktion – strengeren Anforderungen unterliegen.
Praxishinweis: Arbeitgeber sollten erheben, welche KI-Tools im Unternehmen bereits verwendet werden. Danach sollte geprüft werden, ob Beschäftigtendaten betroffen sind, ob das Tool kontroll- oder bewertungsrelevant ist, ob eine Betriebsvereinbarung erforderlich ist und ob Datenschutzinformationen, Dokumentation oder Schulungen anzupassen sind.
Fazit: KI kann im Arbeitsverhältnis sinnvoll eingesetzt werden, braucht aber klare Spielregeln. Wer KI-Tools nutzt, sollte Datenschutz, Kontrollrechte, Betriebsratspflichten und KI-Kompetenz von Anfang an mitdenken.